Quels sont les différents types de systèmes d’information ?

La chaîne logistique est une question vitale pour toute entreprise. L’optimiser apparaît ainsi comme un enjeu majeur, quelle que soit la taille de l’entreprise. L’optimisation de la Supply Chain peut passer par une digitalisation des procédés pour permettre aux entreprises d’aller plus vite, de s’adapter aux variations de leur activité, d’apporter plus de services aux consommateurs et aux industriels, de prendre des décisions plus écologiques grâce à l’utilisation des datas, et de limiter l’augmentation des coûts.

La digitalisation de la Supply Chain pour l’optimisation logistique passe par deux composantes : la révision des processus associés dans l’entreprise et la modernisation des systèmes d’information (SI). Traditionnellement, il existe 5 types de systèmes d’information qui permettent aux acteurs de communiquer, de collaborer et de traiter rapidement des transactions. Chacun est doté d’une fonctionnalité qui aide à gérer une unité opérationnelle ou un niveau organisationnel particulier.

Quels sont les systèmes d'information au service de l'optimisation logistique ?-1

Le système de traitement des transactions (TPS)

Le système de traitement des transactions est un programme qui traite toutes les transactions entrant et sortant d’une entreprise. Une transaction englobe les achats et ventes de produits et de services, mais également les transactions commerciales quotidiennes et les activités nécessaires au développement de l’entreprise. Il faut savoir que la quantité et les types de transactions varient selon le secteur d’activité et dépendent de la taille et de la portée des entreprises. Il peut s’agir de :

  • dépôts bancaires ;
  • facturations clients ;
  • comptes de stock ;
  • données sur les nouvelles embauches.

Concrètement, le système passe en revue les transactions une par une et garantit que toutes les données transactionnelles et contractuelles relatives aux clients sont sécurisées et disponibles à toute personne qui en sollicite l’accès. Le système de traitement simultané des transactions donne des résultats en temps réel, ce qui l’oppose au système de traitement par lots. De plus, le partage de données induit par un tel système évite toutes sortes de manipulations de la part des acteurs.

En utilisant un TPS, les entreprises minimisent le risque d’erreur humaine et bénéficient d’un haut niveau de fiabilité et de précision dans leurs données utilisateurs/clients.

Quels sont les systèmes d'information au service de l'optimisation logistique ?-2

Le système de gestion des connaissances (KMS)

La gestion des connaissances est bénéfique pour toute entreprise. Elle permet de responsabiliser les employés, d’accroître l’efficacité opérationnelle, de jeter les bases d’une exploitation rationnelle des outils d’Intelligence Artificielle (IA) et d’améliorer l’expérience client. Un système de gestion des connaissances — en anglais KMS (Knowledge Management System) — repose en effet sur l’idée que l’on peut définir un cadre permettant de gérer les connaissances organisationnelles.

Il s’agit concrètement pour une organisation de créer une boîte dans laquelle elle va placer sa connaissance et appliquer des modes de gestion spécifiques qui permettent d’optimiser son exploitation. Grâce à un tel système, les utilisateurs peuvent partager les informations dont ils ont besoin afin de faire leur travail efficacement et d’améliorer ainsi leur rendement. Dans un système de gestion des connaissances, on retrouve par exemple :

  • les politiques et procédures de l’entreprise ;
  • le matériel de formation des employés ;
  • les réponses aux questions des clients ;
  • toute autre information dans des formats facilement accessibles aux clients.

Si mettre en place un système de gestion des connaissances est bénéfique pour une entreprise, c’est parce qu’il permet :

  • aux employés d’interpréter facilement les données ;
  • à la direction de maintenir à jour la documentation, et de gérer les autorisations et l’accès aux connaissances pour différents groupes d’utilisateurs ;
  • aux clients de trouver par eux-mêmes des réponses.

Le système de bureautique (OSS)

Un système de bureautique — en anglais OSS (Office Support System) — désigne les moyens mis à la disposition du personnel d’une entreprise pour les assister dans l’accomplissement de leurs tâches. Il est question ici d’automatisation pour un allègement de la charge de travail. En automatisant par exemple les processus comme la comptabilité, la gestion des données et des installations, la formation et diverses tâches administratives, une entreprise peut ainsi devenir plus compétitive sur le marché et augmenter sa part de marché.

Un tel système permet en outre d’améliorer la communication entre les différents services d’une entreprise pour une meilleure collaboration. Un OSS se compose en effet de solutions matérielles et logicielles qui favorisent le transfert de données entre les systèmes en l’absence de toute intervention humaine. Si un OSS facilite le passage au vert grâce à la réduction de la consommation de papier, il possède d’autres avantages. C’est un outil qui facilite la prise de décision du fait de l’amélioration de la précision des données et des processus d’entreprise. Il permet également aux entreprises :

  • d’éliminer les processus manuels ;
  • de préserver leurs ressources ;
  • de réduire leurs coûts ;
  • d’identifier les flux de travail inefficaces.

Le système d’information de gestion (SIG)

Un système d’information et de gestion fournit à la direction et au personnel d’une entreprise des informations à jour sur les performances de celle-ci. Ainsi, le SIG concerne essentiellement le traitement de l’information. Celle-ci est par la suite communiquée aux divers départements pour une prise de décision appropriée. Ce type de SI regroupe un ensemble de méthodes de gestion de l’information impliquant l’automatisation informatique (logiciel et matériel) et soutient la qualité et l’efficacité des opérations commerciales, ce qui facilite la prise de décision.

Ce type de SI utilise des données brutes disponibles via un système de traitement des transactions et génère des rapports pour :

  • aider les cadres intermédiaires à optimiser la planification ;
  • permettre aux cadres supérieures d’optimiser le processus décisionnel en surveillant, contrôlant et prédisant les performances futures afin d’obtenir de meilleurs résultats dans l’avenir.

Ces rapports prennent la forme de données annuelles sur les ventes, mais également d’enregistrements historiques ou encore de données de performance.

Il est important de noter par ailleurs qu’un SIG doit indiquer non seulement l’état de la situation d’une entreprise, mais également pourquoi les conditions s’améliorent ou se détériorent. Cela ne peut se faire que si les rapports se basent sur des données régulièrement mises à jour et accessibles aux responsables chargés de les évaluer et d’en attester la fiabilité pour faciliter la prise de décision au moment opportun.

Le système de soutien à la décision (DSS)

Le système de soutien ou d’aide à la décision est utilisé pour renforcer le pouvoir décisionnel dans une organisation, quelle qu’elle soit. Il favorise un stockage de l’information afin de permettre à la direction de prendre les mesures appropriées au bon moment. En réalité, le système d’aide à la décision est destiné à tous ceux qui ont besoin de prendre des décisions stratégiques face à des problèmes qui ne peuvent être résolus avec des opérations traditionnelles de recherche.

La fonction d’un DSS est d’extraire, d’une quantité importante de données, des informations utiles pour la prise de décision. Pour ce faire, le système utilise les entrées des systèmes internes de traitement des transactions (TPS) et d’information de gestion (SIG), mais également celles des systèmes externes. Les caractéristiques principales d’un DSS sont :

  • la facilitation : le DSS fournit des données et informations fiables pour les décisions à venir. Le système de support facilite par ailleurs l’information à travers chaque activité individuelle afin que le décideur ne perde pas beaucoup de temps à collecter les informations. Il peut aussi être utilisé pour transmettre les informations dans le but de raccourcir le délai consacré à la prise de décision ;
  • l’interactivité : un système de soutien ou d’aide à la décision aide les gestionnaires à prendre des décisions aux moyens de représentations informatiques interactives qui décrivent les processus du monde réel. L’objectif est de fournir des solutions à des problèmes uniques ;
  • les activités axées sur les tâches : cela signifie que le système d’accompagnement est capable de gérer plus d’une activité à la fois. C’est essentiel, étant donné que de nombreuses entreprises fournissent des intrants pour de multiples tâches liées à une ou plusieurs décisions.

Une classification plus actuelle des SI permet aussi de distinguer :

  • les systèmes informatisés transactionnels (ERP) qui soutiennent le fonctionnement d’une entreprise. Le SAP (Systems, Applications and Products for data processing) par exemple répond aux besoins de gestion des processus des organisations ;
  • les systèmes dits « intégrés métiers » ou « verticalisés » qui répondent aux spécificités d’un métier ou d’un secteur d’activité. Par exemple, un progiciel de gestion d’entrepôts, Warehouse Management System (WMS), prend en charge les informations concernant les entrées et les sorties de marchandises ;
  • les systèmes spécifiques qui englobent les applications dans les domaines de la facturation, du calcul des coûts de l’aide à la production ou d’autres fonctions connexes.

En conclusion, une entreprise peut avoir recours à une grande variété de systèmes d’information pour optimiser sa logistique. Mais, encore faudrait-il qu’ils soient adaptés à son activité commerciale afin d’en favoriser la croissance à court, moyen et long terme.

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