Avec pour rôle de permettre le partage de données électroniques, l’EDI (échange de données informatisé) intervient entre deux systèmes informatiques. Si le système n’est pas nouveau, il devient de plus en plus utile à une époque où l’échange d’informations est essentiel. Un transporteur et une entreprise de logistique y retrouvent de nombreux avantages pour leur activité.
Qu’est-ce qu’un EDI dans le domaine du transport ?
Fonctionnant de logiciel à logiciel, les EDI viennent remplacer le format papier. Les informations sont ainsi partagées entre des collaborateurs ou partenaires commerciaux. Les messages et autres flux de données sont traduits et traités dans un format électronique standard. Les échanges sont automatisés via l’EDI d’un ordinateur connecté à un autre. Les données circulent alors au travers d’un réseau privé ou de liaisons paramétrées au préalable.
La structure des données de l’EDI est conforme aux normes techniques d’organismes spécialisés. À l’exemple d’Edifact ou d’Inovert, différents langages sont utilisés dans le respect des réglementations internationales.
Il n’existe actuellement pas de cadre législatif pour les systèmes d’échange de données informatisées. Pour le chargeur, généralement une entreprise de logistique, la gestion des EDI peut s’avérer complexe. Les formats sont majoritairement imposés par les transporteurs. C’est le cas pour les spécialistes du transport comme UPS ou DHL. La norme la plus utilisée est le langage Edifact. Il est commun au secteur du transport, mais aussi du commerce et de l’administration. Edifact fournit des méthodes standard d’un secteur d’activité à l’autre.
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Parmi les informations qui entrent en compte dans un processus d’expédition pour le transport, on retrouve :
- ORDERS qui correspond à la commande ;
- ORDCHG ou Order Change est utilisé pour une modification de commande ;
- ORDRSP ou Order response se rapporte à une réponse à la commande ;
- DELFOR correspond programme de livraison ;
- DELJIT ou Delivery Just In Time relatif à l’appel de livraison ;
- INVRPT ou Inventory Report se traduit par l’état des stocks ;
- DESADV ou Despatch Advice se réfère à l’avis d’expédition ;
- INVOIC signifie facture.
Les avantages de l’EDI
Dans une optique de dématérialisation, l’Edi se présente comme une solution de qualité pour automatiser et sécuriser les échanges d’informations.
- Pour les entreprises de transport, l’Edi permet d’automatiser des actions comme la récupération des commandes et la gestion des SCC supports. L’envoi d’ordre et de statut de transport est ainsi grandement facilité.
- L’EDI contribue à réduire le risque d’erreurs lors de la saisie des informations.
- En cas de litiges, l’EDI assure une parfaite traçabilité des échanges. Toute la chaine de transport est visualisable de la commande à la livraison.
- Grâce à des délais de gestion plus courts, l’EDI engendre un gain de productivité dans vos opérations de transport.
- L’efficacité du traitement des commandes avec un EDI contribue à la satisfaction et la fidélisation des clients.
- S’il représente un investissement, le temps gagné grâce à l’Edi engendre des économies à long terme.
Pour une efficacité maximale, il convient de choisir un EDI compatible avec le système de vos principaux partenaires. Il doit également pouvoir s’intégrer sans difficulté à votre logiciel de gestion TMS ou ERP.
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L’intégration de l’EDI à votre logiciel de transport TMS
Si le logiciel TMS (système de management du transport) fournit des données utiles, l’EDI améliore la qualité des échanges des transporteurs avec leurs partenaires. En plus d’une parfaite traçabilité des données, l’EDI garantit leur la fiabilité des informations. Les entreprises de transport avec un EDI intégré à leur TMS gagnent en productivité grâce à un échange optimal des données.
Pour le TMS d’un chargeur, l’EDI est mis en place au départ du camion. Il peut ensuite être intégré à l’arrivée de ce dernier. Cependant, il est pratique de l’intégrer directement au système informatique du transporteur. Les colis sont alors automatiquement reconnus sur le réseau du transporteur.
Au sein d’un TMS, il existe deux principaux types d’EDI :
- Les EDI d’annonce sont destinés aux ordres d’expéditions. Le TMS des entreprises de logistique informe les transporteurs de l’expédition d’un colis. Cela s’accompagne d’un numéro de colis et de toutes les données relatives aux dimensions, poids, destinations…
- L’EDI de retour correspond aux données de tracking. Il rapporte les étapes du suivi du colis. C’est le transporteur qui envoie l’information par EDI depuis son système. Le système du donneur d’ordre reçoit l’information. Si l’Edi n’est pas reconnu sur le système du transporteur, il doit être transféré avant l’arrivée des colis pour éviter tout blocage à quai.
La mise en place d’un Edi se fait en concertation avec vos partenaires. Il favorisera ainsi les échanges de données entre transporteur et chargeur. Le format choisi doit répondre aux besoins de chacun. Avec le développement du numérique, il est possible d’utiliser les EDI au travers d’une application web. Un format qui facilite encore plus les processus pour une communication optimale.