La gestion des quais pour la performance d’une Supply Chain

Point d’arrivée et de départ des marchandises, les quais sont une étape cruciale dans la Supply Chain. En effet, tout retard, problème matériel ou, plus simplement, manque d’organisation dans le chargement et le déchargement des camions n’est pas sans conséquence dans la gestion des entrepôts.

C’est pourquoi la gestion des quais est un axe d’optimisation important pour améliorer la performance de la Supply Chain.

En effet, un manque de fluidité au niveau des quais peut également avoir des incidences sur l’ensemble des processus de la Supply Chain ainsi que sur la chaîne logistique. L’entreprise doit disposer des bons produits au bon moment et au bon endroit pour assurer sa qualité de service et, de fait, la satisfaction des clients.

En outre, une gestion des quais efficiente est un des leviers permettant de réduire les coûts et les délais de l’entreprise, gage de compétitivité et avantage concurrentiel. Voyons quelles sont les solutions possibles.

Comment optimiser la gestion des quais ?-1

Les enjeux de la gestion de quais dans la Supply Chain

La gestion des quais est indispensable pour organiser le chargement et le déchargement des camions arrivant ou partant de l’entreprise. Elle vise donc à réduire au maximum le temps d’attente des camions (déchargement ou chargement). Pour cela, le délai d’occupation d’un quai doit être le plus court possible.

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Mais la gestion des quais n’implique pas seulement la réception et le stockage des approvisionnements nécessaires à la production, elle intègre également l’envoi des marchandises et des commandes aux clients ou points de vente.

La gestion des quais est donc la garante de la fluidité de tous les processus de la Supply Chain. Tout grain de sable dans le système peut créer un goulot d’étranglement et générer un retard conséquent. Pour cela, le responsable d’entrepôt doit avoir une visibilité totale sur l’occupation et la disponibilité des quais, et ce à tout moment, afin de mettre en place une planification optimale des diverses opérations.

Mais cette visibilité est loin d’être suffisante. Comment anticiper et gérer les quais sans une vision globale des besoins de l’entreprise ? En effet, il est rare que le gestionnaire d’entrepôt gère également les commandes d’approvisionnement, la planification de la production, ainsi que la préparation et l’expédition des commandes. Excepté en PME et TPE, chaque étape de la chaîne logistique est généralement prise en charge par un service différent.

En outre, quelques difficultés supplémentaires peuvent impacter la bonne gestion des quais, comme :

  • le changement fréquent des transporteurs ou chauffeurs employés par les fournisseurs, les protocoles d’accueil et de sécurité sur les quais n’étant donc pas toujours connus ;
  • le manque de moyens de communication avec les chauffeurs, un retard ou un changement de planning n’étant pas toujours annoncé ;
  • la perte de temps générée par le processus de prise de rendez-vous ;
  • le manque d’information en interne lié à l’utilisation de planning papier ou aux échanges entre services ;
  • la non-disponibilité des ressources humaines et matérielles au moment opportun ;
  • la non-efficience du processus de stockage des marchandises (distance à parcourir, référencement, difficulté d’accès d’une zone de stockage, etc.).

Bien entendu, cette liste est non exhaustive, chaque entreprise ayant une organisation propre. Maintenant que nous avons défini le rôle et les enjeux de la gestion des quais, intéressons-nous aux solutions qui pourraient être mises en œuvre pour optimiser ce processus.

La réalisation d’un état des lieux de la gestion des quais

Vouloir agir et corriger les problèmes récurrents pour gagner en performance et en rentabilité est une bonne chose. Mais agir dans la précipitation et sans une analyse du processus en place pourrait aggraver la situation.

Vous pourriez, par exemple, corriger ce qui semble être un dysfonctionnement, mais qui, en pratique, permet de réguler un problème bien plus important. En outre, repérer un problème récurrent est une bonne chose, mais le traiter sans chercher la cause profonde serait une erreur. Par exemple, si vos opérateurs ne respectent pas une étape du processus, il est bon de s’interroger sur les raisons : demande inadaptée, mise en œuvre difficile, manque de moyens, incohérence avec une autre consigne, etc.

Mais alors, comment faire un état des lieux précis et que faut-il analyser ? Les points d’analyse sont nombreux et très variables d’une entreprise à l’autre. Pour vous aider dans votre mission, nous vous conseillons de mettre en place des KPI, notamment les indicateurs de performance suivants :

  • le taux de mouvement des quais vers les stocks correspondant au nombre d’heures nécessaires pour la réception de marchandises ;
  • le volume des produits reçus et enregistrés par heure ;
  • le taux de ponctualité des livraisons fournisseurs ;
  • le nombre de commandes expédiées dans les temps impartis ou en retard ;
  • le volume moyen de commandes expédiées sur une période donnée ;
  • le taux de remplissage des camions ;
  • etc.

Comme nous le précisions, la gestion des quais est un pivot dans la chaîne logistique. L’ensemble des processus inhérents au chargement et déchargement des camions doit être étudié (production, stockage, entreposage, commandes, picking, etc.).

Comment optimiser la gestion des quais ?-2

La digitalisation de la gestion des quais grâce à un WMS

La digitalisation des entreprises a permis la dématérialisation et l’automatisation des processus. Une telle démarche appliquée à la gestion des quais est une source importante de performance et de rentabilité. Pour cela, il existe des logiciels appropriés, les WMS, Warehouse Management System.

Les gains apportés par un logiciel WMS sont réels. Il permet, en outre :

  • l’automatisation de certaines tâches, comme la prise de rendez-vous, l’affectation des marchandises à un quai, la répartition optimale du chargement du camion, la planification de l’ordre de chargement ou déchargement, etc. ;
  • la traçabilité des marchandises ou produits en temps réel (parcours, origine, localisation, erreur ou retard de livraison, etc.), notamment grâce à l’utilisation d’une blockchain ;
  • le suivi en temps réel des livraisons par un système de tracking des camions afin d’anticiper leur arrivée, de préparer la zone de chargement ou déchargement, de réduire le temps d’occupation des quais, ou encore d’être informé des retards ;
  • une communication interne en temps réel entre les différents services de l’entreprise, afin de planifier l’attribution des quais et le planning des équipes en fonction de l’activité annoncée ;
  • l’utilisation des flux EDI pour une transmission automatique des documents indispensables à l’activité à destination des clients, fournisseurs et transporteurs (comme les lettres de voiture, les protocoles de sécurité, etc.) ;
  • l’utilisation d’outils de reporting de transport routier intégrés dans le WMS, pour un suivi facilité et précis de la performance de la gestion des quais ;
  • etc.

Les solutions et outils pour optimiser la gestion des quais sont nombreux. Nul doute sur le fait que les avancées technologiques permettront dans un avenir proche de réduire encore davantage les dysfonctionnements. L’arrivée de l’intelligence artificielle et du Big Data dans le monde de l’entreprise a déjà fortement contribué à améliorer leur productivité et leur rentabilité. Néanmoins, les outils « intelligents » de planification ou de reporting sont une chose, mais n’oublions pas de prendre en compte la force vive des entreprises : leurs salariés.

Mieux qu’un logiciel ou des données statistiques, les hommes et les femmes présents au quotidien sur le terrain et experts dans leur métier sont une source d’informations pratique et opérationnelle indispensable. Enfin, tous les acteurs de la chaîne logistique sont à intégrer dans un projet d’optimisation de la gestion des quais. En effet, leur activité a des incidences sur cette phase du processus dont l’enjeu demeure crucial pour une entreprise.

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