Dans le domaine logistique, de nombreuses réglementations doivent être respectées. Entre les nombreux justificatifs à fournir, il existe des ressources pour vous épauler. C’est le cas de la solution de gestion documentaire GedTrans. Elle permet de superviser l’ensemble des pièces légales avec une traçabilité et un suivi optimal.
Le contrôle automatique des documents vous simplifie la vie et garantit la conformité des vos divers transporteurs. Les informations et documents de transport sont mis en commun avec vos partenaires via GedTrans pour simplifier leur utilisation.
Les obligations de l’entreprise de logistique
En tant que donneur d’ordres, le directeur logistique a la charge de vérifier la bonne conformité des prestataires. Depuis 2011, il est soumis à l’obligation de vigilance vis-à-vis de ses sous-traitants. Ces derniers doivent répondre à toutes les obligations légales et réglementaires. Cela comprend les conditions liées au transport de marchandises, ainsi que les dispositions imposées par la commission de transport.
Le responsable de l’entreprise logistique doit s’assurer d’obtenir les documents légaux et de contrôler leur contenu. Cette exigence s’applique du début à la fin du contrat qui le lie avec ses prestataires. Si les obligations ne sont pas respectées, des poursuites pénales et financières peuvent être engagées contre l’entreprise. Il devra, par exemple, régler les cotisations sociales d’un sous-traitant qui aurait eu recours à du travail dissimulé.
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Les avantages de la solution Gedtrans
Avant de pouvoir effectuer une livraison, une entreprise de transport doit veiller à ce que toutes les pièces justificatives soient en règle. La nécessité de vérification a été grandement accrue depuis la mise en place de l’obligation de vigilance en 2011. Elle est venue s’ajouter aux nombreuses données administratives à fournir dans ce secteur d’activité.
Avec le logiciel GedTrans, les entreprises simplifient leurs processus de vérification. Simple et intuitive, la plateforme internet permet d’apporter un haut niveau de sécurisation pour toutes les obligations réglementaires. Du Kbis à la licence de transport, en passant par les certifications, attestations d’assurance et d’URSSAF, tout est mutualisé. GedTrans assure la collecte et le contrôle de tous les documents. Les transporteurs bénéficient également d’un accès web pour partager leurs justificatifs avec leurs clients. Vous pouvez ainsi facilement vérifier l’ensemble des exigences légales relatives au transport de marchandises.
Les services proposés par la plateforme web GedTrans aux entreprises sont les suivants :
- Un tableau de bord et avec des outils pour effectuer le suivi ;
- Un annuaire de l’ensemble des prestataires avec leurs coordonnées et informations ;
- Un historique des consultations avec une liste des différents justificatifs et leur état ;
- Un outil de relances des sous-traitants par email ou téléphone ;
- Une durée d’archivage de 5 ans des documents sur Internet ;
- Un système de notation personnalisable pour les indicateurs ;
- Une connectivité possible avec les divers logiciels de gestion ;
- Une gestion des pièces justificatives sur mesure.
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Basé en France, le service téléphonique et web GedTrans est composé de 20 personnes à disposition de ses clients. Un accompagnement est prévu pour aider chaque prestataire dans le fonctionnement du logiciel. De l’inscription à la mise à jour, les utilisateurs GedTrans bénéficie d’une formation et d’un suivi de qualité. L’objectif principal est de vous épauler dans la gestion des documents légaux pour une qualité de service accrue.
L’utilisation de l’IA pour faciliter la gestion documentaire avec GedTrans
De nouvelles fonctions d’intelligence artificielle sont venues s’ajouter pour perfectionner la solution web GedTrans dédiée au transport. L’IA va permettre une analyse rapide et automatique de vos divers justificatifs et ceux de la société prestataire. À l’exemple de la validité, plusieurs points de vérification sont paramétrés au préalable. Le logiciel déduit les données relatives au Kbis et au Siren depuis les sources gouvernementales sur Internet. La licence de transport est contrôlée auprès de la DREAL. Le logiciel GedTrans communique l’ensemble de points validés à vos collaborateurs. Il ne reste plus qu’à vérifier les points manquants et confirmer la publication finale des documents. Au quotidien, GedTrans représente un gain de temps considérable.
L’application GedVerifier de GedTrans a permis de contrôler plus de 200 000 pièces légales sur l’année 2020. Leur validation automatique se situe entre 25 et 60 % selon le type de document. Le reste est effectué de manière assistée directement sur l’interface web de GedTrans.
De nouveaux modèles de documents vont être ajoutés à la liste pour une plus grande variété de choix. Ils vont servir à mettre en page les diverses attestations d’assurances de transport CMR, de responsabilité civile professionnelle ou de flotte. GedTrans va permettre une vérification précise et fiable des garanties couvertes par les différentes pièces concernées.
Pour tous les experts de la supply chain, le logiciel GedTrans simplifie les exigences administratives complexes du domaine du transport. Il contribue à une plus grande confiance avec vos fournisseurs grâce à sa vérification automatique des justificatifs nécessaires. Dans la conformité de l’obligation de vigilance, il est le garant d’une parfaite gestion des documents de transport à fournir.