Le sigle QQOQCCP désigne une méthode d’analyse basée sur le questionnement. Qui, Quoi, Où, Quand, Combien, Comment et Pourquoi : autant de questions ouvertes qui permettent de cerner précisément une situation, sous toutes ses dimensions. Dans le contexte de la gestion de la chaîne logistique, cette méthode est particulièrement utile pour identifier et résoudre ces problèmes qui entravent ou bloquent l’activité et la croissance de l’entreprise.
Définition de la méthode QQOQCCP
Derrière les lettres QQOQCCP se trouvent sept questions, lesquelles sont à la base d’une méthode d’analyse empirique à la fois simple à déployer, constructive et efficiente.
Depuis le début du 20e siècle, elle est appliquée dans de nombreux domaines, à commencer par le journalisme. En répondant dès le début d’un article de presse aux 5WH, à savoir Qui/Who, Quoi/What, Où/Where, Pourquoi/Why et Comment/How, le lecteur est en mesure d’appréhender tous les aspects d’un fait, d’un événement, d’une actualité. Pour le rédacteur, c’est aussi le moyen de prioriser les informations et de déterminer un angle, c’est-à-dire la façon d’aborder et de traiter son sujet dans le développement de l’article.
Ce questionnement est désormais utilisé dans d’autres secteurs d’activités, comme le marketing, la qualité ou la communication. En effet, il permet de poser les bonnes questions au bon moment et aux bonnes personnes, dans le but par exemple de rédiger une procédure, de définir un plan d’action, d’animer une réunion de brainstorming, etc. Elle fait également partie des outils servant à la résolution de problèmes.
En effet, l’approche d’un problème est souvent subjective, propre à chacun. Or, pour lui apporter une réponse pertinente et efficiente, il est indispensable de prendre du recul et de se laisser le temps de l’analyse. Cette démarche implique une phase préalable de questionnement. En soulevant divers points d’interrogation, suffisamment de données sont collectées et regroupées pour comprendre le problème, identifier ses causes et trouver les moyens d’y remédier.
Comment optimiser votre stratégie logistique ?
Présentation de la méthode
La méthode QQOQCP peut être utilisée dans plusieurs cas : pour élaborer un process, rédiger un document ou une procédure, organiser une réunion, gérer un projet, résoudre une problématique. Elle a pour objectif de :
-
- Identifier et comprendre objectivement les causes d’une situation
- Collecter des informations pertinentes en rapport avec cette situation
- Clarifier et organiser les données
- Mesurer le niveau de connaissance quant à cette situation
- Avoir une vision partagée de la situation, commune à tous les membres de l’équipe, de l’organisation, etc.
- Trouver des réponses, des solutions, des pistes d’amélioration, etc.
Détail du questionnement
Pour décrire la situation, il convient de poser les bonnes questions :
- Quoi ? Le sujet à étudier : quel est l’objet de l’analyse ? Quelle est la nature du problème rencontré ? Quel produit, quel process est concerné ?
- Qui ? Les personnes concernées, les parties prenantes : qui est impliqué dans cette situation ? Qui est responsable du problème ? Qui l’a identifié ? Qui contacter ? Qui est en charge du dossier ?
- Où ? Le lieu, le périmètre : où a eu lieu le problème ? Quel service, quel entrepôt, quel secteur est concerné ? Quelle est la destination d’un produit ? Où le problème a-t-il eu des conséquences ?
- Quand ? La temporalité : quand a eu lieu l’événement ? A quelle heure et quel jour ? Est-il récurrent ? A la suite de quel événement a eu lieu le problème ? Depuis quand persiste-t-il ?
- Comment ? Le mode d’occurrence : comment en est-on arrivé là ? Comment s’est déroulée la procédure à l’origine du problème ? Quels ont été les moyens matériels et humains mis en œuvre ? Quelle technique est concernée ? Quelles ressources ont été mobilisées ?
- Combien ? La quantification : combien de produits sont concernés ? Quel est le coût ? Combien de défauts sont identifiés ? Combien de temps avons-nous ?
- Pourquoi ? Le mobile : quel est le facteur déclenchant ? Quelle est la justification des actions menées ? Quelles sont les causes du problème ?
Pour avoir une vision exhaustive et constructive de ce travail de réflexion, organisez les questions et leurs réponses dans une liste ou un tableau. D’autres techniques de résolution de problème et d’aide à la prise de décision peuvent être associées aux QQOQCCP, comme la réalisation d’un diagramme de causes et effets (ou diagramme 5M d’Ishikawa), la méthode Shainin, l’analyse de cause-racine (ACR) ou la roue de Deming (méthode d’amélioration continue), pour ne citer qu’elles.
SCM : utiliser l’outil pour votre stratégie logistique
L’approche QQOQCCP est un outil essentiel pour le supply chain manager. En effet, elle est une précieuse aide à la résolution des problèmes que l’on peut rencontrer sur une chaine logistique, tels que des retards d’expédition, une gestion des stocks déficiente, des erreurs d’inventaire, la détérioration de produits, un entrepôt sous-exploité, etc.
En menant ce travail de réflexion, il devient possible d’identifier les points faibles, de comprendre leurs origines et leurs conséquences et de définir un plan d’action correctif, voire préventif.
La principale limite de cette méthode tient dans la formulation des questions. Par exemple, celles-ci peuvent être jugées intrusives. Pour obtenir des réponses, il peut alors être nécessaire de faire montre de diplomatie. Par ailleurs, en fonction de la situation ou du sujet à étudier, certaines de ces interrogations peuvent se révéler inappropriées.
En conclusion
En posant des questions, qui elles-mêmes amènent d’autres questions, et en leur apportant des réponses, la méthode QQOQCCP permet de structurer la réflexion menée sur une problématique et de cerner précisément la situation. En détenant toutes les informations relatives à un problème ou à un événement, il est possible de définir des actions curatives et de les prioriser. Ainsi, cette technique d’analyse permet au supply chain manager non seulement de résoudre les problèmes et d’optimiser la gestion des flux et la gestion de sa chaîne logistique au quotidien, mais aussi de fédérer les équipes autour d’objectifs communs et d’améliorer leur proactivité.