Supply Chain Management : le Guide ultime du Manager en 2020 !

La Supply Chain est l’un des principaux leviers de compétitivité des entreprises pour conforter leurs marges et gagner des parts de marché en 2020. Tous les Supply Chain Managers occupent désormais une place capitale dans les politiques stratégiques des entreprises, et méritent d’être aiguillés pour mener le changement tambour battant !

En 2020, le commerce international n’a jamais été aussi globalisé, les frontières commerciales ont (presque) disparues, et les entreprises du secteur logistique sont désormais en concurrence avec de nombreux autres compétiteurs, parfois situés sur d’autres continents. Dans ce nouveau contexte, la concurrence devient de plus en plus vive, et chaque entreprise doit tirer son épingle du jeu pour conforter ses parts de marché, et faire croître son activité. Disons-le clairement : la supply chain devient le levier majeur pour atteindre vos objectifs. Au cœur de ce nouveau dispositif, le Supply Chain Manager devient la clé de voûte. En effet, les process sont au cœur de leurs domaines d’actions. Pour parvenir aux meilleurs résultats, il faut tout d’abord s’emparer des meilleurs outils et des méthodes les plus performantes. Pour en savoir bien davantage, découvrez sans plus tarder notre Guide Ultime à destination des Supply Chain Managers en 2020 !

Qu’est-ce que le Supply Chain Management ?

Concrètement, il s’agit de pouvoir faire plus, avec moins ! En adoptant les meilleurs outils et méthodes, votre entreprise sera plus agile face à la volatilité des marchés, mais aussi plus souple et plus efficace pour répondre de manière satisfaisante à ses clients.

D’un point de vue général, le Supply Chain Management vise à mieux gérer les flux au sein de l’entreprise et avec son environnement. D’une part, la gestion des matériaux maigres permet de réduire vos coûts. D’autre part, la distribution est une étape non négligeable puisqu’elle intervient en fin de parcours, lorsqu’il n’y a plus de temps à perdre pour livrer le client final. Il s’agit d’une étape qui concentre souvent des tensions en raison des nombreuses tâches à accomplir, et du possible retard accumulé précédemment. Enfin, le sourcing stratégique permet de mieux cibler vos fournisseurs au travers d’une procédure de sélection exigeante visant à offrir des produits plus adaptés aux besoins de vos clients.

Les bénéfices attendus sont nombreux : une augmentation de la productivité générant une diminution des coûts, vos marges sont susceptibles d’augmenter significativement pour dégager davantage de liquidités et booster vos investissements. Vos ressources seront donc allouées plus intelligemment, et vos clients verront la qualité du service augmenter ! En clair, améliorer l’efficacité de votre supply chain est un pari « gagnant gagnant » !

Réfléchir aux moyens d’amélioration de la chaîne logistique est souvent l’occasion de s’ouvrir à de nouvelles solutions de supply chain…dont vous n’imaginiez même pas l’existence !

Comment bâtir une Supply Chain plus verte ?

Bâtir une Green Supply Chain fait partie des enjeux fondamentaux du XXIe siècle !

L’écologie est un sujet « brûlant » de notre époque, et incontestablement l’un des enjeux du siècle. Les entreprises s’en sont emparées depuis plusieurs années, et proposent des solutions afin d’apporter leur pierre à l’édifice. Parmi elles, la green supply chain s’inscrit dans une démarche globale visant à préserver l’environnement et à réduire l’empreinte carbone de l’entreprise.

L’idée est simple : repenser la supply chain pour réduire l’impact écologique et concourir à la préservation de l’environnement à chaque étape. Ce travail nécessite une intense réflexion sur le nouveau sens à donner à la supply chain, des approvisionnements en matière première en passant par le design et jusqu’au recyclage des produits en fin de vie. On appelle cela le “green supply chain management”.

En quoi cela consiste-t-il ?

Pour rédiger facilement une politique environnementale, cela commence avec une sélection et une gestion rigoureuse des ressources incluant des normes environnementales ou des matériaux bio dégradables par exemple. Dans le cas de produits transformés, c’est toute la chaîne de production et la logistique qui doivent être passées en revue : émissions de carbone, efficacité énergétique, traitement des déchets, etc.

Une fois le produit fabriqué, l’entreprise doit faire le choix d’un mode de distribution le plus respectueux possible de l’environnement. Par exemple, le transport ferroviaire est plus écologique que le transport aérien et routier.
Le service après-vente ne doit pas être mis de côté, en proposant autant que possible de limiter les retours de marchandise. Enfin, le recyclage du produit apparaît comme une ultime question primordiale, permettant de clore la totalité du cycle de vie de l’objet.
L’un des enjeux majeurs consiste à adopter toutes ces mesures positives sans rogner sur la qualité des produits offerte aux clients, ni sur les délais de livraison, c’est pourquoi il s’agit d’une politique nécessitant parfois du temps pour être pleinement opérationnelle.

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Quels sont les outils indispensables pour mettre en œuvre ce projet ?

Il existe des référentiels indispensables telles que les normes ISO de développement durable, utiles pour suivre la réglementation internationale, vous assurer d’aller dans la bonne direction, et faire certifier publiquement vos efforts. La norme ISO 14001 est une certification environnementale internationale reconnue par l’organisation mondiale de normalisation (International Standard Organisation). Elle s’adresse à toute entreprise soucieuse de mettre en place un système de production, de gestion et de fonctionnement intégrant des préoccupations environnementales. L’objectif final est diminuer l’impact de l’entreprise sur l’environnement. Quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, toute entreprise est éligible à la certification ISO 14001.

Ce processus est présenté sous la forme d’un cycle appelé la « roue de Deming »

• Planifier les actions à mettre en œuvre, anticiper les ressources nécessaires, identifier les responsables à chaque étape, envisager toutes les conséquences possibles et les risques associés.
• Dérouler les mesures et mettre en place les engagements pris de manière opérationnelle et selon un calendrier défini.
• Contrôler le résultat des actions menées, en œuvrant toujours à la maîtrise des risques au travers d’un nouvel audit annuel sur trois ans.
• Améliorer les dispositifs mis en place est une notion présente au cœur de la norme. Une amélioration continue des performances environnementales de l’entreprise est un engagement pris sur le long terme.

D’autres normes environnementales ISO existent, telles que la norme ISO 26000 ou ISO 5001. La norme ISO 26000, publiée en 2010 permet de mettre en place une véritable stratégie favorable au développement durable. La norme ISO 5001 se focalise sur la réduction de la consommation énergétique de l’entreprise et la limitation de ses émissions de gaz à effet de serre. Pour cela, il est nécessaire de s’appuyer sur la norme ISO 50003 précisant les exigences requises pour procéder à un audit puis à la certification des systèmes de management de l’énergie SMEn de l’entreprise. Les détails de sa mise en œuvre sont précisés dans la norme ISO 50004. La norme ISO 50006 précise la nature des indicateurs à suivre pour améliorer vos performances sur le long terme. La mesure de la performance énergétique est spécifiquement précisée dans la norme 50015.

Plus spécifiquement, la norme ISO 14040 vise à inclure la théorie du cycle de vie dans le quotidien de votre entreprise. Cette démarche permet de prendre en considération toutes les externalités générées par chaque étape de la vie d’un produit. De la conception, en passant par la logistique et jusqu’au recyclage, rien n’est laissé au hasard.

Leurs bénéfices sont nombreux pour votre entreprise :

• Elles permettent de donner une véritable crédibilité à votre politique environnementale
• Elles véhiculent une image très positive et responsable de votre entreprise
• Elles suscitent la confiance de toutes les parties prenantes
• Elles encouragent le gain de nouvelles parts de marché
• Elles valorisent les compétences de vos salariés et les rend fiers de participer à la réussite d’une entreprise dont les externalités sociales et environnementales sont positives pour la société
• Elles permettent de bâtir une véritable politique RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) ambitieuse sur le plan économique, social, sociétal et environnemental.

 

Arrêtons-nous un instant sur le dernier point. Les contours de la démarche RSE sont précisés dans la norme ISO 26000 dans les termes suivants : la RSE se traduit par « un comportement éthique et transparent qui contribue au développement durable, y compris à la santé et au bien-être de la société ».

Le responsable de la supply chain est l’un des meilleurs interlocuteurs pour parvenir à une mise en place fluide et efficace. Il faut distinguer deux types de mesures :

• Les mesures environnementales. La réduction de la consommation énergétique et en particulier de l’eau fait partie des principales préoccupations des entreprises. Assurer le recyclage des déchets permet aussi d’œuvrer en faveur d’une économie circulaire positive pour l’environnement. Favoriser l’éco conception des produits via l’utilisation de produits respectueux de l’environnement doit également devenir une priorité.
• Les mesures sociales et sociétales. La RSE en entreprise englobe également tout un volet social visant à favoriser le bien-être des salariés au travail autour d’un management participatif.

D’autres actions en faveur de la promotion de la diversité, de la lutte contre les discriminations ou de la corruption peuvent être menées en parallèle. Pour prendre en compte les enjeux liés au management RSE, le supply chain manager doit repenser les process et l’organisation de l’activité de production. L’entreprise ne doit plus être pensée comme un lieu de production de biens ou de services marchands, mais comme un maillon dans un écosystème global. L’étape la plus importante réside dans la nécessité du manager de se remettre en question pour partager ces nouvelles valeurs sans perdre en leadership vis à vis des salariés. Par exemple, pourquoi ne pas essayer d’adopter un fournisseur d’énergie incluant une part significative d’énergies renouvelables dans votre contrat ? Encouragez vos salariés à utiliser des modes de transport éco-responsables, recyclez les déchets au travail, et faites la promotion du télétravail !

En définitive, votre politique doit être viable sur le plan économique, vivable sur le plan humain et durable sur le plan écologique pour être un pilier du développement durable.

La révolution Blockchain : est-ce LA solution pour augmenter les capacités de votre Supply Chain ?

La Blockchain : kézako ?

Qu’est-ce que la blockchain ? La blockchain (en français, « chaîne de blocs ») est une technologie qui permet de stocker et de transmettre des informations de manière transparente et sécurisée. Sorte de grand livre public de comptes, elle possède la particularité de n’être supervisée par aucun organisme de contrôle à l’échelle internationale. De nombreux experts s’accordent à dire que la blockchain est certainement l’une des technologies les plus disruptives du XXIè siècle. Son potentiel de croissance est parmi les plus prometteurs car elle permettrait de repenser l’organisation de nombreux secteurs économiques : transport, services financiers, chaîne logistique, agroalimentaire, luxe, immobilier, etc. Plus de 40% des mêmes cadres interrogés estiment que leur entreprise va adopter la technologie blockchain dans les douze prochains mois (Source : Deloitte).

Les applications de la blockchain son nombreuses, elle permet aux entreprises d’améliorer directement traçabilité de tous ses produits. Infalsifiable grâce à des procédés cryptographiques performants, il est également possible de définir des droits d’accès et de modification propres à chaque utilisateur. La blockchain pour la supply chain permet de consulter toutes les données relatives à la préparation, l’expédition, le suivi et la livraison d’un produit. Elle permet aussi d’améliorer directement la gestion des stocks et de faciliter le reporting stratégique ce qui explique la blockchain et son intérêt. Pour le suivi des marchandises expédiées, il ne sera plus utile de manipuler plusieurs couples d’identifiants et mots de passe délivrés par plusieurs transporteurs ou intermédiaires. Un seul accès à la blockchain partagé avec le transporteur suffira pour que chacun puisse être tenu informé. Chaque échange est consigné pour conserver une vision en temps réel des besoins de réapprovisionnements de l’entreprise.

L’inclusion de smart contracts permet de valider l’authenticité d’une transaction et de certifier que toutes les conditions contractuelles sont réunies pour permettre son exécution. Chaque ordinateur constitue un nœud, considéré comme un point du réseau. A la différence des solutions actuelles, il n’existe plus de tiers de confiance. Nombreuses sont les entreprises qui décident de prendre de l’avance dans la mise en œuvre des chaînes de blocs. La blockchain est utile même pour le partage d’un simple document Word, Excel ou peut être utilisée pour organiser un vote. Enfin, on peut estimer que la croissance potentielle de la blockchain prendra toute sa dimension avec la convergence des chaînes de blocs publiques et privées pour former un écosystème dans lequel les entreprises, les clients et les fournisseurs pourront coopérer de manière sûre, traçable et virtuelle.

 

D’une part, la blockchain permet de réduire drastiquement le nombre d’erreurs grâce à l’automatisation de ses processus. Les délais pour authentifier une transaction sont en constante diminution. Les frais administratifs (comprenant la documentation commerciale) représentent 20% des coûts dans le fret maritime. Or, 9 transactions de marchandises sur 10 empruntent cette voie. La blockchain est donc un moyen unique pour réduire les coûts et les délais. Le caractère public de la blockchain permet donc un transfert plus efficient des informations afin de lever certains blocages. Potentiellement, le coût du transport maritime pourrait ainsi être diminué d’environ 20%.

Enfin, soulignons le fait qu’il s’agit d’une technologie très faiblement risquée. Les informations stockées sur la blockchain se trouvant simultanément sur plusieurs ordinateurs, le risque de piratage est extrêmement faible…à moins que tous les nœuds soient hackés simultanément dans le monde. On parle de système « distribué », ce qui permet d’améliorer sa fiabilité. De plus, deux clés sont nécessaires pour déposer une information (une clé privée et une clé publique). Une fois l’ordre exécuté, les « mineurs » ont pour mission d’authentifier la transaction et d’assurer sa bonne exécution si toutes les conditions sont réunies.

Cependant, la blockchain présente malgré tout quelques inconvénients et investir en blockchain peut être risqué. En premier lieu, l’absence d’une véritable régulation de la technologie est parfois une source de préoccupations. Aussi, les cyber-attaques sont en croissance depuis quelques années, et il s’agit d’une technologie très énergivore.

Pour en savoir davantage, des moocs blockchain sont à votre disposition, tels que moocblockchain.com, coorpacademy.com, my-MOOC.com ou coursera.org. Les MOOC sont des cours en ligne diffusés par des universités, grandes écoles ou centres de formation sur un ou plusieurs sujets en particulier. Ne passez pas à côté de ces nombreux MOOC pour en saisir tous les enjeux et en tirer profit avec votre entreprise !

Comment mettre le Cloud Computing au service de votre chaîne logistique ?

 

Le cloud computing permet d’améliorer le pilotage de la chaîne logistique, de mieux intégrer tous vos processus maison pour améliorer vos performances. Véritable levier de croissance, le Cloud permet aux entreprises d’améliorer leur rentabilité. Le Cloud concerne véritablement tous les domaines de la logistique. Les approvisionnements, la gestion des stocks, l’optimisation de l’entrepôt, le stockage, la relation clients, les expéditions et le transport sont autant de domaines dont le cloud peut améliorer les performances.
Les informations sont toutes centralisées, analysées et exploitées via des serveurs en ligne, accessibles partout et 24 heures sur 24. Le matériel et les applications sont hébergées dans des centres de données de conception avancée.

Comment gérer ces changements et quels sont les aspects qui doivent être scrutés de près ?

• Le coût engendré pour implanter le Cloud dans votre entreprise. En effet, le coût de l’achat et de la maintenance doivent être pris en compte. Les coûts de propriété comprennent l’installation du Cloud, les mises à jour, l’entretien des bases de données, etc.
• L’intégration du système et sa coopération. Il s’agit d’un point de grande importance. En effet, la transition doit être la plus fluide possible. Assurez-vous que le prestataire choisi offre des réseaux interconnectés, et qu’ils répondent à vos exigences. Votre outil WMS, ERP ou TMS doivent échanger leurs données de manière fluide avec votre Cloud. Dans le cas contraire, la transition peut devenir un véritable casse-tête.
• Les enjeux liés à la sécurité. Il s’agit d’un autre enjeu de première importance. Elle dépend largement des dispositions mises en place par le prestataire Cloud et votre entreprise. Assurez-vous qu’elles répondent au niveau de risque pesant sur votre entreprise.

 

Le Cloud permet également de réaliser d’importantes économies grâce à la mutualisation des ressources. En supprimant le coût de nombreux autres logiciels d’informations, l’entreprise réalise des économies de maintenance, de mise à jour et de renouvellement de licence. En effet, de nombreux systèmes Cloud ont été développés en mode SaaS (Software as a service). Cette formule vous exonère des lourds investissements initiaux qu’il était autrefois nécessaire de réaliser. Elle permet à de nombreuses PME d’avoir accès à des services logistiques autrefois trop onéreux, et de ne payer que ce qu’elles utilisent vraiment. Il suffit alors de régler un abonnement mensuel pour utiliser le logiciel, ce qui permet de lisser les dépenses d’investissement dans le temps.

Quels sont les outils indispensables pour conduire le changement ?

Conduire le changement, ça s’apprend

La conduite du changement est un projet à moyen et long terme, permettant à une entreprise de s’adapter et d’améliorer l’efficacité de son fonctionnement. En préambule, rappelons que le management du changement repose sur un travail d’équipe, et doit emporter l’adhésion de tous vos salariés. L’ensemble des collaborateurs doivent comprendre l’intérêt profond situé derrière votre décision, et ainsi soutenir vos propositions. Ces changements doivent être réalisés dans l’intérêt de tous. Lorsqu’il se sent menacé, le premier réflexe de l’Homme consiste à se replier sur lui-même et à ne voir que sa situation personnelle. Démontrez-lui qu’il a été construit à son avantage, et qu’il lui permettra de s’épanouir encore davantage. Pour y parvenir, bâtissez une campagne de communication et marketing interne efficace. Placez votre projet au cœur de l’ADN de l’entreprise. Vous pourrez bien évidemment compter sur les meilleurs relais d’opinion au sein de l’opinion, à commencer par les managers les plus populaires.

Une fois ce travail de préparation effectué, il est temps de passer à l’action ! Au préalable, assurez-vous que tous vos collaborateurs possèdent déjà les compétences de base pour intégrer les nouveaux outils dans leur quotidien. Sont-ils en possession de toutes les bonnes informations ? N’hésitez pas à aller à leur rencontre pour recueillir leur sentiment ou en organisant une enquête salariale. Consignez chaque étape dans un plan d’action déterminé à l’avance selon un calendrier défini. N’omettez pas de recenser toutes les difficultés potentielles que vous pourriez rencontrer, et le protocole à appliquer pour les surmonter.

L’objectif final est d’inscrire le changement au cœur de l’ADN de votre entreprise, afin de lui conférer toute l’agilité dont elle a besoin.

Interrogeons-nous maintenant sur la manière dont gérer le changement lié à ces bouleversements. Il est possible de distinguer plusieurs formes de changement, en fonction de la culture de l’entreprise :

• Le changement continu. Le changement fait son apparition dans l’entreprise de manière non organisée ou si une prise de conscience a lieu en relation avec un événement interne ou externe. L’intérêt pour un projet grandit avec l’envie d’engager des actions en vue de faire évoluer l’entreprise, et même si peu de personnes ont une idée précise de sa finalité, des méthodes, échéances et des ressources à mobiliser.
• Le changement proposé. La direction décide des mesures qui doivent être prises et les impose au reste des équipes. Elle définit aussi le calendrier à respecter. Les collaborateurs peuvent choisir d’utiliser les méthodes et de faire les arbitrages de ressources qu’ils dé
  Le changement dirigé. Dans cette perceptive, le salarié doit être contrôlé et guidé, et la direction impose un style autoritaire, selon les principes de l’approche taylorienne. Si la direction pense qu’un collaborateur est réellement un soutien, voire qu’il recherche de nouvelles responsabilités, elle modifie son management qui devient beaucoup plus souple à son égard.
• Le changement organisé. L’objectif final du changement n’est pas fixé dès le départ, et il favorise la concertation afin que les acteurs puissent proposer leurs pistes d’actions, méthodes et objectifs. Cette démarche laisse une grande place à l’expérimentation.

Pour une gestion du changement efficace, quelles sont les étapes indispensables à respecter ?

La conduite du changement organisationnel :

• Étape n°1 – Faire une analyse de vos capacités : êtes-vous en mesure d’imposer ces nouveaux changements ? En fonction de vos retours d’expériences antérieurs, faites un bilan de vos forces et de vos faiblesses.
• Étape n°2 – Élaborer une communication interne à la conduite du changement efficace : Ciblez chacun des interlocuteurs auquel il est nécessaire de faire connaître votre projet, et apportez un soin particulier à ceux potentiellement réfractaires. Demeurez toujours à l’écoute de vos collaborateurs pour essayer de dialoguer et convaincre. La matrice de Goldratt peut s’avérer être un bon outil pour planifier votre plan de communication.
• Étape n°3 – Être stratège en préparant le changement : Pour augmenter les probabilités de succès de votre projet, cartographiez votre flux de valeur afin de mesurer l’impact du changement sur les processus de l’entreprise. Anticipez toutes les conséquences directes et indirects que ces changements induiront dans votre structure organisationnelle.
• Étape n°4 – Mettre en œuvre le changement : Utilisez le cycle PDSA ou les « best practices » ITIL pour vous assurer que les méthodes utilisées sont efficaces tout en minimisant les risques et incidents liés à leur implémentation.
• Étape n°5 – Assurer le suivi post-changement : Valorisez les retours d’expériences auprès de vos collaborateurs quelques mois après et n’hésitez pas à retoucher votre plan d’action sur le long terme.

Quels sont les freins au changement les plus courants ?

Les collaborateurs qui ont des freins au changement subissent en général une série de 5 phases émotionnelles bien distinctes avant de parvenir à son approbation :

• Une résistance pure et simple, rejetant le projet en bloc.
• Un premier pas vers l’acceptation. Le salarié n’approuve pas le projet, mais considère qu’il pourrait quand même avoir lieu.
• L’abandon et la dépression lorsqu’il comprend qu’il n’obtiendra pas gain de cause.
• La résignation lorsqu’il doit appliquer le changement de manière contrainte, sans réelle volonté.
• Lorsque le changement devient une véritable habitude, on parle alors d’intégration. Le salarié comprend qu’il n’est pas menacé. Les nouvelles pratiques sont désormais incluses naturellement dans son quotidien, comme s’il n’y avait jamais eu de changement. Dans ce contexte, le manager ne doit pas demeurer simplement spectateur, mais se doit d’accompagner les salariés au jour le jour pour parvenir à obtenir leur adhésion.

On peut aussi distinguer les causes structurelles et conjoncturelles. Derrière ce terme complexe se cache une réalité simple à comprendre : comment trouver sa place dans la nouvelle organisation de l’entreprise et son fonctionnement renouvelé ? Le bouleversement des grands paramètres de l’entreprise (organisation de la hiérarchie, des bureaux, modification des processus officiels) provoque parfois un sentiment d’exclusion chez certains salariés.

D’un point de vue global, on distingue 4 niveaux de comportements des salariés :

• Le niveau « ultra individuel » désigne les individus dont les traits de caractère ou le parcours dans l’entreprise ne permettent pas d’accepter le changement avec sérénité.
• Le niveau « inter-individuel » se place au niveau des interactions sociales entre les collaborateurs d’une entreprise. La communication et le dialogue entre les membres d’une ou plusieurs équipes peut directement contribuer à faire sauter les blocages individuels, en faisant oeuvre de pédagogie. Une bonne communication interne peut aider concrètement emporter l’adhésion de vos salariés. De la même manière, ne lancez pas une vaste opération de changement si des conflits perturbent le fonctionnement d’une équipe, car cela pourrait aggraver la situation.
• Le niveau « positionnel » doit être considéré lors d’une modification de la structure d’une entreprise, de sa hiérarchie et des responsabilités de chacun. Au-delà de l’organigramme officiel, des hiérarchies implicites se créent. La place que vous accorderez à chacun dans la nouvelle organisation de l’entreprise doit valoriser son talent, et lui offrir une position dans laquelle il puisse s’épanouir.
• Enfin, le niveau « idéologique » analyse l’adéquation entre votre vision de la profession et celle que possèdent vos collaborateurs. Elle porte sur les perspectives d’avenir, ses enjeux de transformations à moyen et long terme. Si votre projet modifie votre conception de la profession, assurez-vous de faire bien comprendre à chacun l’intérêt des nouveaux principes sur lesquels votre nouvelle vision se fonde. Dans un monde en perpétuelles mutations, la nécessité d’innover s’est imposée dans un grand nombre d’entreprises.

La solution clé : une communication habile et efficace

Il est indispensable de savoir comment accompagner le changement au quotidien auprès de vos salariés et rendre la transition plus simple à supporter. L’objectif est de faire accepter votre projet par l’ensemble des collaborateurs. Pour cela, la communication interne est primordiale.

La première étape consiste à identifier les enjeux, puis les personnes à cibler. Il faudra faire preuve de pédagogie et d’écoute tout au long du processus. Tout d’abord, sensibilisez vos salariés à l’importance du changement. Pour cela, abordez votre projet dans ses généralités et soulevez ses enjeux : A quelles nécessités ces décisions répondent-elles ? Pourquoi changer maintenant ? Quels seront les bénéfices à court et moyen terme ? Comment allons-nous conduire le changement ? Mais surtout, donnez de la force et de la crédibilité au changement en soulignant le soutien de la direction générale de l’entreprise.

La deuxième étape consiste à faire valoir la pertinence de votre projet, sa cohérence et tous les bénéfices qu’il peut apporter à l’entreprise et aux salariés. Chacun se sentira touché individuellement et examinera les possibles conséquences pour sa propre personne. C’est la raison pour laquelle il faut personnaliser votre communication et rassurer chacun de vos collaborateurs. Les managers doivent montrer à chaque salarié comment il peut s’adapter au changement en apportant des réponses à toutes ses interrogations. Pour les plus réfractaires, communiquez sur les raisons qui rendent les changements indispensables. Enfin, soyez réalistes et honnêtes tout au long du processus en publiant un suivi régulier de vos actions et de la progression de l’entreprise vers ses objectifs.

La mise en œuvre du changement ne peut se faire sans le consentement de toutes les équipes, c’est pourquoi chacun doit pouvoir s’approprier les transformations en cours et trouver sa place dans le nouveau mode de fonctionnement. Optez pour un dialogue transversal qui permette à chacun d’être co-créateur du changement. Soyez transparent et expliquez clairement chaque étape du processus. Le salarié se sent alors acteur et non spectateur des réformes.

La dernière étape consiste à favoriser une « communication ascendante ». Elle consiste à entendre les collaborateurs de manière à faire remonter leurs préoccupations. La prise en compte de leurs questions et interrogations est essentielle. Mais surtout, évitez d’adopter une communication standardisée et verticale car chaque service doit pouvoir adapter son discours en fonction de ses contraintes propres. N’oubliez pas que conduire le changement en entreprise, c’est avant tout gérer des humains et des émotions.

Des outils efficaces pour mesurer le changement concrètement !

Changer véritablement, c’est bouleverser ses habitudes sur la forme et sur le fond. Ainsi, il est judicieux d’appliquer le « lean management ». Cette méthode désigne un mode d’organisation visant à générer la valeur ajoutée maximale le plus rapidement possible et au coût le plus faible. Il se concentre sur une optimisation de la gestion des ressources pour améliorer la qualité du service rendu au client.

Le lean management permet donc à l’entreprise de bénéficier de nombreux avantages concurrentiels :

• Une diminution des stocks, en optimisant les quantités de produits conservés en cas de fluctuation imprévue de la demande
• Une réduction importante du gaspillage et des déchets émis par l’entreprise
• La création d’une production à flux tendus avec la méthode du « juste à temps »
• Une meilleure gestion des compétences favorisant la flexibilité des salariés.

 

 

Dans ce contexte, il est nécessaire d’organiser et de structurer votre démarche. Pour ne pas vous égarer dans cette étape fastidieuse, nous vous recommandons de vous appuyer sur plusieurs outils simples à manier.

Le diagramme de PERT (Programm Evaluation and Review Technique) est un outil de planification de projets à destination du responsable de la supply chain pour optimiser l’organisation de l’activité productive de son entreprise. Il permet surtout d’évaluer ou de réviser les process de production. Avant de réaliser un diagramme de PERT, il est nécessaire de déterminer la durée de réalisation de chaque tâche. L’intérêt de cet outil réside dans la constitution d’un graphe qui permet de mettre en lumière les connexions et interdépendances entre chaque étape du projet. Nous obtenons alors une sorte de vision d’ensemble, utile pour connaître les tenants et les aboutissants de chaque étape du processus.

Représentation d’une tâche et d’une étape selon le diagramme de PERT :

Représentation d’une opération « A » avec sa durée « t ». Représentation d’une étape (début ou fin d’une tâche) avec son numéro « N° », le temps de réalisation au plus tôt « i » et au plus tard « j ». On appelle réseau ou diagramme de PERT, l’ensemble des tâches et des étapes qui forment le projet.

Après le diagramme de GANTT s’impose comme un outil très utile pour représenter graphiquement chaque étape d’un projet, son suivi et ses interactions avec les autres tâches à réaliser. Il permet de les modéliser avec clarté afin d’avoir une vision toujours claire des objectifs qu’il reste à remplir, de l’ordre de priorité de chaque action et des éventuelles missions en retard.

Il est nécessaire de respecter plusieurs étapes indispensables :

• Fixez les grands paramètres du diagramme : la date de début et de fin du projet doivent apparaître ainsi que la liste hiérarchisée des diverses tâches à accomplir. Chaque tâche doit posséder une date de départ et une date d’arrivée.
• Faites apparaître toutes les interactions entre les tâches (superposition, complémentarité, etc.) Celles qui s’enchaînent ou qui dépendent d’autres plus anciennes peuvent être représentées via une flèche partant de la mission à réaliser en amont vers celle à réaliser en aval.
• Scindez votre projet en plusieurs phases à l’aide de jalons. Ils permettent d’éviter à un projet d’avoir une fin à trop longue échéance et de subir un « effet tunnel ».

Le diagramme de « cause et effets », dit « d’Ishikawa » permet de lister et hiérarchiser l’ensemble des causes qui ont une influence sur un effet. Le diagramme d’Ishikawa représente de manière ordonnée, structurée et hiérarchisée toutes les causes qui conduisent à une situation, et ce quel que soit votre projet. Il est construit autour de la règle des « 7M » qui évalue l’ensemble des facteurs de causalité induits par la Matière, le Milieu, le Matériel, les Méthodes, la Main d’oeuvre, le Management et les Moyens financiers. Outil précieux pour le responsable de la supply chain, il facilite la résolution de problèmes en améliorant l’identification des causes pour parvenir à un effet désiré.

Aussi, il est possible de bénéficier d’ouvrages spécifiquement conçus pour faciliter la prise en charge des changements tout en minimisant les risques. De nombreux chefs d’entreprises apprécient de s’appuyer sur des livres théoriques écrits, contenant des procédures claires et définies. ITIL (acronyme de IT Infrastructure Library) est un cadre de référence destiné à proposer des démarches permettant d’apporter les changements nécessaires pour adapter ou corriger certains aspects du fonctionnement d’une entreprise. Il a été créé par l’agence centrale des télécommunications de Grande Bretagne en 1980, et l’OGC (Office of Government Commerce) est chargé de la mise à jour du contenu. Ils sont référencés dans un ensemble d’ouvrages déclinés en trois versions. La prise en charge des changements est l’un des sept processus exposés dans la partie « transition des services » dans la version la plus à jour.
Les « best practices » ITIL prennent en considération toutes les problématiques rencontrées par les services d’exploitation et de production d’une entreprise. Certains processus concernent même le département Études, en amont du processus de production.

Pour mettre en place vos méthodes et appliquer vos décisions, vous pouvez aussi opter pour la méthode 5S. A l’avant garde en matière d’optimisation de l’environnement de travail, cette méthode vise à créer un espace de travail organisé, propre, sécurisé et performant. Chaque terme correspond à un verbe d’action qu’il est bon de suivre.

Les 5S :

• Seiri signifie « trier, se débarasser ». Concrètement, il faut savoir ne conserver autour de soi uniquement les choses les plus utiles, puis hiérarchisez l’importance des objets qui vous entourent. Mettez les plus importants à portée de main.
• Seiton signifie « ranger ». Un environnement organisé fait gagner un temps précieux au quotidien. Ce principe est l’un des fondements du management visuel. Codifiez les emplacements et établissez un guide afin que chacun puisse se repérer.
• Seiso signifie « tenir propre ». Ce concept est le plus simple à appliquer : nettoyez votre poste de travail. Si votre poste de travail est bien entretenu, vous serez davantage susceptible de repérer une défaillance et de la résoudre dans les meilleures conditions.
• Seiketsu signifie « maintenir en ordre ». Surveillez la pérennité des actions menées, et veillez au respect de son organisation de votre entreprise. Pour les formaliser, n’hésitez pas à créer des référentiels de classement à destination de vos employés.
• Shitsuke signifie « instaurer la rigueur ». Ce principe concerne les habitudes de travail des salariés visant à promouvoir l’adoption de bonnes pratiques qui favorisent la productivité du personnel. Il s’agit de l’étape la plus délicate à mettre en oeuvre et à faire accepter par vos collaborateurs.

 

 

Enfin, la « roue de Deming » est l’un des piliers de la démarche qualité pour d’améliorer continuellement le fonctionnement de votre entreprise. Elle est divisée en quatre portions. Sur chacune est notée une lettre « P-D-C-A » dans le sens des aiguilles d’une montre. Inventée par le célèbre statisticien américain W.E Deming en 1950, elle fut une pionnière des théories de l’amélioration continue en matière de qualité. L’objectif est de répéter cette série d’actions lors de chaque cycle de production, ou à chaque étape d’un projet. La succession de ces 4 étapes permet d’atteindre vos objectifs et d’améliorer les performances de votre entreprise :

• Plan : Préparer, Planifier
• Do : Appliquer, mettre en oeuvre
• Check : Contrôler, vérifier
• Act (ou Adjust) : Ajuster, corriger, réagir.

A terme, l’application de cette méthode permet de contribuer directement à l’amélioration des performances de votre entreprise. Ces changements nécessitent une implication totale de tous les salariés, au travers d’une large communication interne.

Vous l’aurez compris, les défis auxquels sont confrontés les managers en 2020 ne sont pas sans importance. Dans ce contexte, il est indispensable de réagir, et de prendre ces défis à bras le corps. « Il faut prendre le changement par la main avant qu’il ne vous prenne à la gorge » disait Winston Churchill.

 

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